Obowiązek informacyjny RODO. Informacja o danych osobowych dla gości hotelowych Hotelu Mieszko.
Kto jest administratorem danych osobowych gości hotelowych?
Administratorem danych osobowych gości Hotelu Mieszko w Gorzowie Wlkp. jest Dardanus
Sp. z o. o. z siedzibą w Gorzowie Wlkp., ul. Kosynierów Gdyńskich 82, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy KRS za numerem 622953. Oznacza to, że spółka odpowiada za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.
W jakim celu są przetwarzane dane osobowe gości hotelowych?
1. W celu zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług hotelarskich, przez czas trwania umowy
i rozliczeń po jej zakończeniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dalej zwana podstawą prawną „zawarcie i wykonanie umowy”).
2. Wykonania ciążących na spółce obowiązków prawnych, np.:
a) wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych;
b) udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami;
Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych spółka będzie korzystać:
a) przez czas wykonania obowiązków, np. wystawienia faktury (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c) RODO - zwana dalej „obowiązkiem prawnym”);
b) przez czas, w którym przepisy, np. podatkowe, nakazują spółce przechowywać dane, (podstawa prawna: obowiązek prawny);
c) przez czas, w którym spółka może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od instytucji państwowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) RODO – zwana dalej „prawnie uzasadnionym interesem spółki”);
3. Dochodzenia ewentualnych roszczeń przez Hotel Mieszko w związku z poniesioną szkodą wyrządzoną przez gościa jak również obroną roszczeń gościa w stosunku do Hotelu Mieszko oraz zapewnienia najwyższej jakości usług gościom Hotelu Mieszko (podstawa prawna: zawarcie i wykonanie umowy), przez okres obowiązywania umowy a następnie przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy, a w przypadku dochodzenia przez spółkę roszczeń lub zawiadomienia właściwych organów – przez czas trwania takich postępowań (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes spółki).
4. W przypadku, gdy gość wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, Hotel Mieszko przetwarza dane osobowe w tym celu, tj.: w celu kierowania ofert oraz informacji o swoich usługach i produktach. Podstawa prawna: zgoda gościa, która w każdym momencie może być wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na ważność przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.
- W celu wykrywania nadużyć i zapobiegania im, Hotel Mieszko przetwarza dane osobowe gości zgromadzone przez monitoring hotelowy w celu zapewnienia bezpieczeństwa gościom hotelowym oraz innym osobom przebywającym na terenie Hotelu Mieszko.
Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych gości pozyskanych przez Hotel Mieszko jest umowa o świadczenie usług hotelarskich.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych gościa wykorzystywanych w celach marketingowych jest zgoda gościa. Hotel Mieszko informuje, że zgoda może w każdym momencie wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na ważność przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych gościa przez monitoring jest ochrona jego żywotnych interesów oraz ochrona żywotnych interesów innych osób fizycznych, jak również usprawiedliwiony cel administratora.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych gościa dla zapewnienia najwyższej jakości usług dla gości hotelowych jest usprawiedliwiony cel administratora.
Komu mogą zostać przekazane dane osobowe?
Hotel Mieszko przekazuje dane następującym kategoriom podmiotów:
- Firmom prawnym, świadczącym usługi obsługi prawnej,
- Firmom transportowym i taksówkarskim w sytuacji zamówienia,
- Organom i służbom państwowym takim jak policja, ABW czy organy podatkowe uprawnionym na podstawie właściwych przepisów do uzyskania danych osobowych, pod warunkiem posiadania odpowiednich podstaw prawnych do żądania danych osobowych.
Jak długo dane osobowe będą przetwarzane?
Dane osobowe:
- pozyskane w związku z zawartą umową o świadczenie usług hotelarskich będą przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń podatkowych lub roszczeń cywilnoprawnych Hotelu Mieszko lub gościa, w zależności które z tych zdarzeń nastąpi później,
- pozyskane na podstawie zgody w celach marketingowych będą przetwarzane przez okres ważności zgody na cele marketingowe,
- pozyskane w związku z monitoringiem będą przetwarzane przez 30 dni od dnia utrwalenia,
a następnie zostaną trwale usunięte.
Jakie są prawa gościa w związku z przetwarzaniem danych osobowych?
Każdy gość ma prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia danych przetwarzanych bezpodstawnie lub ograniczenia przetwarzania. Ponadto, każdy gość ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Z wymienionych praw można skorzystać składając wniosek w Hotelu Mieszko lub dzwoniąc pod nr telefonu administratora danych (w celu uwierzytelnienia uprawnienia do złożenia wniosku, może być konieczne podanie dodatkowych informacji pozwalających na identyfikację e wnioskodawcy). Dostęp do danych możliwy jest w siedzibie Hotelu Mieszko. Ponadto Hotel Mieszko udostępnia adres : daneosobowe@hotel-mieszko.pl, za pomocą którego można kontaktować się w sprawie danych osobowych .
Czy istnieje możliwość wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?
Tak, każdy gość ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, których jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Czy podanie danych osobowych jest wymogiem umownym lub ustawowym?
Podanie danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska oraz adres zamieszkania jest wymogiem zawarcia umowy o usługi hotelarskie. Brak podania danych osobowych uniemożliwi Hotelowi Mieszko zawarcie umowy o usługi hotelarskie. Dodatkowo możemy prosić o dodatkowe dane, które nie mają wpływu na zawarcie umowy, ale mogą wpływać na jakość świadczonych przez nas usług (np. nr telefonu czy adres e-mail). Podstawa prawna: „zawarcie i wykonanie umowy”.
Czy podejmowane są zautomatyzowane decyzje na podstawie danych osobowych, w tym profilowanie?
Nie, Hotel Mieszko nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji na podstawie danych osobowych,w tym nie dokonuje profilowania.